Gestión del despacho
Cómo elegir el software para tu gestoría de extranjería
Elegir software para una gestoría de extranjería no es como elegir un CRM cualquiera. Extranjería tiene sus propios modelos, sus tasas, su forma de presentar y sus plazos, y un programa genérico (por bueno que sea) casi siempre se queda a medias. Esta es una checklist honesta de lo que debería tener una herramienta pensada de verdad para extranjería, y de las señales que conviene mirar con lupa antes de decidir.
Que sea de extranjería, no un CRM adaptado
Es el primer filtro y el que más ahorra disgustos. Un CRM genérico al que le han puesto una etiqueta de «extranjería» guarda contactos y tareas, pero no entiende de modelos EX, de tasas 790 ni de la DEHU. Acabas usándolo como una agenda cara y rellenando lo importante a mano.
Una herramienta pensada para el sector, en cambio, habla tu idioma: conoce los trámites, los formularios oficiales y los plazos. La prueba del algodón es sencilla: pide ver cómo genera el modelo exacto que tú usas más.
Que genere los modelos EX rellenados y firmados
Que un programa «gestione expedientes» no significa que rellene los EX por ti. Muchos solo guardan datos; el formulario oficial lo sigues tecleando tú. El salto de productividad de verdad está en que la herramienta genere el EX que toca, con los datos del cliente ya volcados y la firma incrustada, listo para presentar.
Cuando lo valores, no te quedes en la demo genérica: pide que te enseñen, con un caso real, el EX que más tramitas (un EX-10 de arraigo, un EX-03 de cuenta ajena, un EX-17 de la TIE).
Que cubra la cadena completa del trámite
Un expediente no es solo el modelo EX. Están las tasas 790 (052, 062, 012), la presentación por Mercurio, las notificaciones de la DEHU y el control de plazos. Si el software resuelve una parte pero te deja rellenando tasas a mano o entrando a la DEHU cliente por cliente, el ahorro se queda corto.
Merece la pena preguntar, punto por punto, qué parte de esa cadena automatiza de verdad y qué parte sigues haciendo tú.
Que vigile los plazos y dé de alta al cliente sin fricción
En extranjería, perder una fecha cuesta caro, así que el control de vencimientos (requerimientos, caducidades, renovaciones) no es un extra, es imprescindible: que avise solo y con antelación. Y en el otro extremo del proceso, el alta del cliente debería ser rápida; que puedas dar de alta una ficha a partir de una foto del pasaporte, sin teclear, se nota en el día a día.
Seguridad, RGPD, precio claro y prueba
Estás manejando datos personales sensibles: DNI, pasaportes, documentación. Pregunta dónde se guardan y con qué garantías (almacenamiento privado, cumplimiento del RGPD, accesos restringidos). Un proveedor serio te lo explica sin rodeos.
Y dos señales muy reveladoras: el precio y la prueba. Un precio público y claro es buena señal; el precio escondido «pregunta por presupuesto» obliga a una llamada comercial antes de saber si te encaja. Y una prueba gratis te deja comprobar, con tus propios trámites, si la herramienta cumple lo que promete antes de pagar.
Cómo encaja GOexperto en esta checklist
GOexperto está pensado solo para extranjería: genera los modelos EX rellenados y firmados, prellena las tasas 790, vuelca los datos en Mercurio, importa y lee la DEHU con IA, y vigila los plazos por expediente. El alta del cliente se hace escaneando el pasaporte, los datos se guardan de forma privada y conforme al RGPD, el precio es público y puedes probarlo gratis 14 días.
No lo decimos para cerrar la lista con un anuncio, sino porque esta checklist es, precisamente, la que seguimos nosotros para construirlo. Compárala con cualquier opción que estés valorando, la nuestra incluida.
Preguntas frecuentes
¿Sirve un CRM genérico para una gestoría de extranjería?
Suele quedarse corto. Guarda contactos y tareas, pero no genera los modelos EX, ni las tasas 790, ni gestiona la DEHU, así que lo específico lo acabas haciendo a mano. Para extranjería conviene una herramienta pensada para el sector.
¿Qué es lo más importante que debe hacer el software?
Generar los modelos EX rellenados y firmados, cubrir la cadena del trámite (tasas 790, Mercurio, DEHU) y vigilar los plazos por expediente, además de cumplir el RGPD.
¿Cómo sé si un software me encaja antes de pagar?
Pide ver cómo genera el modelo EX que más usas con un caso real, comprueba qué parte del trámite automatiza de verdad y aprovecha la prueba gratis para probarlo con tus propios expedientes.
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