Gestión del despacho
De Excel a un programa: mudar la cartera sin perder clientes
La razón por la que muchas gestorías siguen en Excel no es que Excel les guste: es que la mudanza da miedo. Y el miedo está justificado, porque una importación mal hecha no falla con un error rojo, falla en silencio y te deja una base de datos con fechas cambiadas y documentos mal escritos que descubres tres meses después. Estas son las cosas que se rompen y el orden que evita casi todas.
Las cuatro cosas que se rompen siempre
Las fechas. Excel guarda por dentro un número, no un texto, y al exportar puede salir un 45123 o un 03/04/2024 que tanto puede ser 3 de abril como 4 de marzo. El formato no se puede decidir celda a celda: hay que mirar la columna entera y deducirlo con la evidencia de todas sus filas.
Los códigos postales. Excel se come el cero inicial, así que las provincias de la 01 a la 09 salen con cuatro cifras. Un 8001 en vez de un 08001 es un dato roto que además no llama la atención.
Las letras del NIE y del DNI. Copiadas a mano durante años, siempre hay unas cuantas mal. La letra se calcula, no se adivina, así que este es el único error que una máquina puede corregir con certeza matemática.
Y la codificación. Un fichero exportado en Windows y leído como UTF-8 convierte las eñes y los acentos en símbolos raros. Se detecta y se corrige, pero hay que buscarlo.
Lo que una máquina NO debe corregir sola
Esta es la línea que separa una importación de confianza de un desastre. La letra de un documento se calcula y se puede arreglar. Una fecha imposible, un apellido que falta o una nacionalidad que no está en el catálogo, no: eso solo lo sabe quien tiene la ficha del cliente delante.
La nacionalidad merece mención aparte porque es obligatoria en casi todos los trámites y es donde más tienta rellenar por aproximación. Inventar una nacionalidad para que la fila entre es exactamente el tipo de dato que después genera un requerimiento, y encima sin rastro de por qué está mal.
El orden de la mudanza
Primero los clientes, y solo los clientes. Es la parte que se puede importar limpia, y es la que sostiene todo lo demás. Un cliente bien creado con su documento, su nacionalidad y sus fechas correctas vale por diez expedientes mal etiquetados.
Segundo, revisar antes de confirmar. Una importación que va directa a la base de datos sin un paso de revisión te obliga a descubrir los errores buscándolos. Con un paso intermedio, el semáforo te enseña las filas dudosas y las corriges ahí, no después.
Tercero, los expedientes a mano. Y esto es una recomendación, no una limitación técnica: cada programa nombra sus trámites y sus estados a su manera, y casarlos a ciegas con un catálogo de más de doscientos tipos de autorización por artículo produce expedientes mal etiquetados en masa. Los expedientes vivos son pocos comparados con la cartera y se crean bien en un rato.
Y cuarto, tener un deshacer. Una importación que no se puede revertir es una decisión irreversible tomada con información incompleta.
Cómo lo hace GOexperto
Arrastras el Excel, el CSV o lo pegas desde el portapapeles y el fichero se lee EN TU NAVEGADOR: no se sube a ningún servidor. Se detecta la codificación, el separador, si las cabeceras están en la fila 1 o más abajo, e incluso si no hay cabeceras.
Después viene el paso de revisión, con un semáforo por fila. Cualquier celda se edita con un clic, la letra del documento mal o ausente se ofrece como arreglo calculado con el algoritmo oficial, y cada corrección vuelve a pasar por el mismo pipeline de validación que el fichero original: una celda arreglada tiene las mismas garantías que una que vino bien.
También se puede importar desde una foto o un PDF de un listado, y ahí la interfaz avisa de lo que ocurre: ese es el único camino donde el contenido sí viaja a la IA para transcribirlo. Y al terminar queda el deshacer, que borra el lote entero si algo no cuadra.
Preguntas frecuentes
¿Se pierden datos al migrar una cartera desde Excel?
No tiene por qué, pero se rompen en silencio si nadie los vigila: fechas mal interpretadas, códigos postales sin el cero inicial, letras de NIE mal copiadas y acentos rotos por la codificación. Lo importante es que haya un paso de revisión antes de confirmar y un deshacer después.
¿Hay que importar también los expedientes?
Es preferible no hacerlo. Cada programa nombra sus trámites y estados a su manera, y casarlos automáticamente con un catálogo de más de doscientos tipos de autorización acaba produciendo expedientes mal etiquetados. Los clientes entran limpios y los expedientes vivos se crean con el catálogo real.
¿Mi fichero de clientes se sube a algún servidor?
En GOexperto no: el Excel o el CSV se lee en tu propio navegador. La única excepción es el modo foto, donde una imagen o un PDF del listado sí se envía a la IA para transcribirlo, y la interfaz lo dice antes de empezar.
¿Se puede deshacer una importación?
Sí. Cada importación queda marcada como un lote, de modo que se puede borrar entera si el resultado no convence, sin tocar el resto de la cartera.
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