Gestión del despacho
La hoja de encargo: cobrar sin discutir y tener con qué demostrarlo
Casi ninguna discusión de dinero en una gestoría empieza por el dinero. Empieza por un malentendido sobre qué estaba incluido, qué pasaba si el expediente se denegaba y quién pagaba la tasa. La hoja de encargo existe para que esas tres cosas estén escritas antes de empezar, y firmadas. Lo demás es memoria de dos personas que recuerdan conversaciones distintas.
Qué tiene que decir, como mínimo
El objeto del servicio, con el trámite concreto y no una etiqueta genérica. No es lo mismo tramitar un arraigo sociolaboral que asesorar sobre qué vía conviene, y si la hoja dice solo gestión de extranjería, ambas cosas caben y ninguna queda pactada.
El precio y qué incluye, separando honorarios de tasas y de terceros. Una hoja que da un número redondo sin decir si dentro va la tasa 790 es una discusión aplazada, no un acuerdo.
Qué pasa si el expediente se deniega o se archiva. Es la conversación incómoda, y por eso es la que hay que tener por escrito: un honorario es por la tramitación, no por la concesión, y quien no lo haya leído antes lo interpretará al revés el día que llegue la denegación.
Y qué documentación tiene que aportar el cliente y en qué plazo. Media docena de expedientes atascados en cualquier despacho lo están porque falta un papel que el cliente no recuerda que le pidieran.
El precio cerrado evita más discusiones que el precio por horas
En extranjería el cliente casi nunca puede valorar cuánto trabajo hay detrás, así que una factura por tiempo le llega como una cifra que no puede comprobar. Un precio cerrado por trámite, dicho antes y firmado, convierte esa conversación en una decisión que toma él al principio y no en una sorpresa al final.
Lo que sí conviene dejar previsto es qué queda fuera: un recurso, una segunda instancia, un cambio de vía a mitad de expediente. No para cobrarlo aparte por sorpresa, sino justo para lo contrario, para que cuando ocurra ya esté claro que es otro encargo.
Una firma sirve si se puede demostrar qué se firmó
Que el cliente firme no vale de nada si dentro de un año no puedes acreditar qué documento tenía delante cuando firmó. Y ese es justo el punto flojo de mandar un PDF por correo y recibir una foto firmada: puedes probar que firmó algo, no que firmó eso.
Lo que convierte una firma remota en prueba utilizable son tres cosas: la fecha y hora tomadas del servidor y no del dispositivo del cliente, un rastro de quién firmó (IP, dispositivo, momento de acceso), y sobre todo una huella criptográfica del documento exacto que se firmó. Con la huella, cualquiera puede comprobar años después si el PDF que enseñas es bit a bit el que se aceptó o si se ha tocado una coma.
El documento firmado es una foto, no un espejo
Hay un detalle que parece un fallo y es exactamente lo contrario. Si entre el envío y la firma cambiara una tarifa, el documento que el cliente acepta tiene que seguir siendo el que se le mandó, no una regeneración con los datos de hoy. Por eso el PDF firmado debe componerse sobre el original archivado y no volver a generarse.
Lo mismo con lo que se marque después. Si al terminar el expediente actualizas la lista de documentos aportados, eso es control interno tuyo: el papel que firmó el cliente no se reescribe a posteriori. Un acuerdo que cambia solo deja de ser un acuerdo.
Cómo funciona en GOexperto
Desde el presupuesto se emite la hoja de encargo, se eligen los documentos que tendrá que aportar el cliente y se envía a firmar por un enlace. El cliente la lee y firma desde el móvil, sin instalar nada y sin crear ninguna cuenta.
Al firmar, GOexperto sella el PDF sobre el original archivado, añade un acta con la fecha del servidor, la IP y la huella SHA-256 del documento, y manda copia al cliente y a la gestoría. El estado (enviada, firmada, caducada) queda visible en la ficha del presupuesto y en el listado, así que en cualquier momento sabes de qué encargos tienes papel firmado y de cuáles no.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la hoja de encargo en una gestoría?
Su exigencia formal depende del tipo de profesional y de su normativa colegial, pero al margen de eso cumple una función que ninguna otra cosa cubre: fija por escrito el objeto, el precio y qué ocurre si el expediente no sale, antes de empezar a trabajar.
¿Qué debe incluir una hoja de encargo de extranjería?
El trámite concreto, el precio con los honorarios separados de las tasas, qué ocurre en caso de denegación o archivo, la documentación que aporta el cliente con su plazo, y qué servicios quedan fuera del encargo, como un eventual recurso.
¿Vale una firma hecha desde el móvil?
Sí, si va acompañada de constancia de qué se firmó. Lo que da valor probatorio no es el trazo, sino la fecha tomada del servidor, el rastro de acceso y una huella criptográfica del documento exacto, que permite verificar después que el PDF no se ha modificado.
¿Se puede modificar la hoja de encargo después de firmarla?
No debe reescribirse. El documento firmado es la foto del acuerdo en ese momento. Si cambian las condiciones, lo correcto es emitir un encargo nuevo, no reeditar el anterior.
Que el cliente firme antes de que empieces
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