Tasas, suplidos e IVA: cómo facturar extranjería sin perder dinero

Qué es un suplido y por qué no lleva IVA

Un suplido es una cantidad que pagas en nombre y por cuenta de tu cliente, en virtud de un mandato suyo, y que después le repercutes tal cual. La ley del IVA lo excluye expresamente de la base imponible: no forma parte de lo que tú facturas, porque no es un ingreso tuyo, es un dinero que has adelantado.

En una gestoría de extranjería el caso típico es la tasa 790, pero vale igual para una traducción jurada pagada por el cliente o para cualquier tasa de otra administración. El suplido se suma al total de la factura, pero va aparte de la base imponible y no se le aplica IVA.

Los requisitos, y el que de verdad se incumple

Para que una cantidad sea suplido tienen que darse varias cosas a la vez: que el pago se haga en nombre y por cuenta del cliente, que exista mandato previo suyo, que le entregues el justificante del gasto, que lo repercutas exactamente por el importe pagado sin ningún margen, y que en la factura no lleve IVA ni retención.

El que se incumple casi siempre es el del justificante. Para que el gasto sea suplido, el documento justificativo tiene que ir a nombre del CLIENTE, no a nombre de la gestoría. Si la tasa 790 se rellena con los datos del despacho porque es más rápido, ese papel deja de acreditar un pago por cuenta ajena y pasa a ser un gasto tuyo.

Y la consecuencia no es teórica: lo que no es suplido forma parte de tu base imponible. Repercutirlo al cliente pasa a ser parte de tu servicio, con su 21% encima. En un expediente suelto son unos euros; sobre la facturación de un año en un despacho que tramita cientos, es una cifra que se nota.

Suplido no es lo mismo que provisión de fondos

Se confunden constantemente y no son lo mismo. La provisión de fondos es dinero que pides POR ADELANTADO para cubrir gastos futuros del expediente: entra antes de que exista el gasto. El suplido es el gasto ya pagado que repercutes después, con su justificante.

En la práctica van encadenados: pides provisión, pagas la tasa con ese dinero, y al liquidar el expediente justificas en qué se ha ido. Lo que no puede pasar es que la provisión se quede sin liquidar: un anticipo que nunca se justifica ni se devuelve deja de parecer una provisión y empieza a parecer otra cosa, tanto para Hacienda como para el cliente.

Cómo queda una factura de extranjería bien hecha

Una factura limpia de un expediente tiene dos bloques que no se mezclan. Arriba, tus honorarios por la tramitación: esa es la base imponible y lleva su IVA. Abajo, los suplidos: la tasa 790 y cualquier otro pago hecho por cuenta del cliente, por su importe exacto, sin IVA, y con copia del justificante a su nombre.

El total que paga el cliente es la suma de los dos bloques. Y esa distinción es también lo que hace que el precio se pueda explicar: un cliente entiende perfectamente que la tasa no es tuya, pero solo si la factura se lo enseña por separado.

Dónde encaja esto en GOexperto

En el catálogo de servicios de GOexperto, el precio de cada servicio es el total que paga el cliente, con las tasas incluidas, y cada línea guarda si es un suplido y qué IVA le corresponde. Esa información es la que permite que la hoja de encargo imprima un desglose fiscal cuando las líneas del presupuesto lo respaldan.

Y hay una decisión deliberada detrás: cuando un presupuesto no tiene líneas de servicio que sumen el total, la hoja de encargo NO inventa un desglose. Imprime el concepto y el total, y se queda callada sobre la base y el IVA. Repartir un total al 21% cuando dentro puede haber tasas sería firmar una declaración fiscal inventada, y en extranjería, con las tasas dentro del precio, saldría mal casi siempre.

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